Anagrafica condominiale e obblighi dell’amministratore e dei titolari di diritti reali

Su Norme &Tributi del Sole 24 Ore viene pubblicato un articolo del presidente di Appc nella sezione Le Guide.

Si descrive quella che tecnicamente viene chiamata Anagrafica condominiale.
La Guida è un testo completo per chi volesse approfondire la questione e utilissima per gli amministratori, ma anche per i singoli proprietari.
In sintesi
L’amministratore deve avere i dati di tutti coloro che hanno la disponibilità dell’immobile, siano essi proprietari, usufruttuari o inquilini.
Quindi debbono fornire l’indirizzo postale (pec o fax se disponibile), il codice fiscale e i dati catastali.
Se ci sono più comproprietari o ci sono usufruttuari i dati di tutti.

Tutto ciò serve perché l’amministratore possa convocarli per le assemblee e per ragioni di sicurezza.
Serve anche nel caso di morosità, si può agire solo su chi è effettivamente condomino o usufruttuario in quel momento, se si sbaglia si perde la causa e si pagano le spese. E’ il caso del condomino apparente che si verifica quando ufficialmente risulta proprietario un soggetto che non lo è giuridicamente.
Il rischio in questo caso è anche quello della prescrizione, cioè la perdita del diritto: senza la messa in mora dell’obbligo di pagare le spese i crediti del condominio si prescrivono in 5 anni ai sensi dell’art. 2948 c.c.
Chi è obbligato a trasmettere i dati?
Obbligato è il proprietario e se non lo fa l’amministratore li deve acquisire dagli uffici (conservatoria o comune) imputandogli i costi.

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Tra gli obblighi, scaturenti da una esplicita disposizione normativa a cui deve uniformarsi l’amministratore, c’è quello della tenuta del registro di anagrafica condominiale.

L’obbligo è stato introdotto con la legge di riforma del condominio, la 220/12, e precisamente al n. 6 del comma 1 dell’art. 1130 c.c. Nella norma si prevede che l’amministratore condominiale debba << curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;>>

Si tratta di un dovere il cui adempimento è necessario ad una corretta gestione, ad evitare ad esempio i vizi nella convocazione delle assemblee o le procedure di recupero del credito per morosità delle quote condominiali. Un caso classico nel quale una non aggiornata anagrafe può avere effetti negativi e causare danni è la procedura giudiziaria avverso il così detto condomino apparente: colui che appare condomino, ma non lo è. Una procedura monitoria avverso un condomino apparente si conclude con il rigetto del ricorso per carenza di legittimazione passiva e la condanna per soccombenza del condominio alle spese processuali. In tale caso è possibile per i condòmini rivalersi sull’amministratore per la mancata diligenza nella tenuta dell’anagrafica condominiale. Altri effetti del mancato aggiornamento dell’anagrafica potrebbero concretizzarsi nella prescrizioni del credito.

Il mancato aggiornamento delle anagrafiche è previsto al comma 12 dell’art. 1129 tra le gravi irregolarità in cui può incorrere l’amministratore. Va precisato però che un puntuale adempimento degli obblighi imposti dalla legge all’amministratore presuppone una collaborazione fattiva e diligente dei condòmini, collaborazione spesso carente per una loro scarsa attenzione alle conseguenze giuridiche della loro negligenza.

I dati da comunicare all’amministratore di condominio per aggiornare l’anagrafica

I dati da comunicare all’amministratore sono quelli relativi alla titolarità dei diritti reali, anche minori, sul bene (comproprietà, usufrutto, uso, abitazione), ma anche quelli relativi ai diritti personali costituiti dall’avente diritto, normalmente il proprietario o anche l’usufruttuario.

L’obbligo grava non solo sul proprietario, ma su chiunque disponga la costituzione o modifica di un diritto reale o personale di godimento (ad esempio usufruttuario che concede in locazione).

Se per i diritti reali, in caso di omissione della comunicazione della variazione, ma di cui è a conoscenza, anche casualmente, l’amministratore, non ci sono problemi nel reperirne i dati presso la conservatoria dei beni immobiliari, il problema si pone per quelli relativi ai titolari di diritti personali di godimento (locazione, comodato ecc.) per i quali non esiste una trascrizione presso la conservatoria.

In questi casi l’amministratore ha difficoltà a reperire i dati anagrafici.

Dove reperire i dati anagrafici per gli atti non trascritti in conservatoria.

Sono sostanzialmente quattro i soggetti a cui l’amministratore può rivolgersi per acquisirli: Comune dove e è ubicato l’immobile, Agenzia delle Entrate , Questura, Regione.

Purtroppo non sempre queste informazioni sono in possesso dell’ufficio anagrafe comunale a cui magari non era stata fatta alcuna comunicazione perché non sempre dovuta (la cessione ai fini anti terrorismo è stata limitata a particolari nazionalità). Gli uffici anagrafe comunali normalmente sono solerti nel fornire le informazioni.

Situazione ancora più complessa si presenta per le locazioni brevi (quelle non superiori ai 30 giorni), esplose negli ultimi anni. L’amministratore, se il proprietario fosse diligente dovrebbe, variare le anagrafiche con cadenza anche giornaliera.

L’Agenzia delle Entrate dispone dei dati solo per i contratti registrati, ma spesso si rifiuta di fornirli accampando illegittimamente problemi di privacy. Non resta che la Questura che ha dati più completi e riferiti ad una molteplicità di situazioni acquisendoli per ragioni di sicurezza. Altri dati dovrebbero essere disponibili presso le regioni per le locazioni brevi.

La legge di stabilità 2016 e il nuovo obbligo per le locazioni abitative di comunicare i dati dell’inquilino all’amministratore condominiale

E’ però utile ricordare una norma che prevede e rafforza l’ulteriore obbligo di comunicare i dati del conduttore all’amministratore di condominio. Tale obbligo è stato previsto all’art. 59 della legge 208 del 2015 (Legge di Stabilità 2016), che ha modificato l’art.13 della legge 431/98 (legge che regola le locazioni abitative in sostituzione della legge 392/78).

Restano esclusi dalla applicazione di questa disposizione le locazioni di negozi, uffici, capannoni ecc. ; per tale tipologia resta in vigore la precedente normativa e vale l’obbligo così come previsto dal n. 6 comma 1 dell’art.1130 c.c.

La modifica introdotta precisa gli obblighi in capo al locatore che sia anche condòmino. Prevede la norma che se l’immobile locato è in condominio il locatore è obbligato ad informarne l’amministratore entro sessanta giorni dalla data di registrazione del contratto. L’obbligo, si precisa, deve essere adempiuto in forma documentale: << E’ fatto carico al locatore di provvedere alla registrazione nel termine perentorio di trenta giorni, dandone documentata comunicazione, nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all’amministratore del condominio, anche ai fini dell’ottemperanza agli obblighi di tenuta dell’anagrafe condominiale di cui all’articolo 1130, numero 6), del codice civile.>>

Cosa significhi in forma documentale è abbastanza vago e non precisato. Potrebbe voler dire mediante semplice invio di dichiarazione dalla quale risultino gli estremi anagrafici dei contraenti, la decorrenza del contratto, la data e numero di registrazione. Le altre clausole contrattuali (durata, canone, deposito cauzionale ecc.) sono in effetti irrilevanti per il condominio e la loro comunicazione violerebbe il diritto alla privacy.

Dunque dall’entrata in vigore della legge n. 208/15 (Legge di Stabilità 2016) avremo due regimi diversi di regolamentazione dell’obbligo di informazione all’amministratore condominiale per quanto attiene il regime delle locazioni:

1. Per i contratti di locazione di immobili ad uso abitativo, regolati dalla legge 431/88, la comunicazione va fatta, in forma documentata, entro i successivi 60 giorni, sembrerebbe, dalla registrazione
2. Per i contratti di locazione di immobili ad uso diverso da abitativo la comunicazione va fatta in forma scritta entro 60 giorni, non dalla registrazione, ma dalla variazione.

A prima vista sembrerebbe una questione di dettaglio, ma non è così; infatti due situazioni analoghe danno luogo a regole diverse. Nel primo caso (immobili ad uso abitativi) il locatore ha un termine più lungo (60 giorni dalla registrazione), ma la comunicazione deve essere documentata, nel secondo caso, locazione ad uso diverso, il termine è più breve (dalla stipula del contratto) ed è sufficiente una semplice dichiarazione scritta.

Sfugge la ragione di una siffatta e differente regolamentazione. L’unica giustificazione è la scarsa tecnica legislativa e l’approssimazione superficiale con cui si creano le norme.

Diritto dei comuni e degli uffici fiscali di accedere alla anagrafica condominiale

Gli uffici dell’Amministrazione finanziaria possano – “per l’adempimento dei loro compiti” – possono richiedere agli amministratori di condominio dati, notizie e documenti relativi alla gestione condominiale, così l’art. 32, primo comma, numero 8-ter, del D.P.R. n. 600/1973. Quindi l’amministratore condominiale deve fornire non soplo dati contabili , ma permetter l’accesso alla anagrafica condominiale.

Ma il diritto di accesso alla anagrafica condominiale è stato esteso anche ai comuni.

L’art. 1, comma 49, della legge 27 dicembre 2013, n. 147 (legge di stabilità 2014) ha previsto (intervenendo sull’art. 3 del D.Lgs. 14 marzo 2011, n. 23) che –<<per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative” e l’attuazione di quanto disposto da due commi (l’8 e il 9) del citato art. 3 nel frattempo dichiarati incostituzionali – siano attribuite ai Comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio “anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6), del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali >>.

Come è evidente da quanto abbiamo scritto la tenuta della anagrafica condominiale non è un onere di scarsa rilevanza, ha degli effetti importanti sulla regolare gestione della amministrazione condominiale, a tali adempimenti gli amministratori debbono prestare particolare attenzione per evitare di incorrere in sanzioni o dover risarcire danni.

Vincenzo Vecchio

Foto di Oliver Menyhart da Pixabay