La videoregistrazione delle assemblee condominiali

La richiesta di videoregistrazione delle assemblee condominiali ha assunto una notevole rilevanza dopo la pandemia da Covid che ha reso di uso comune l’utilizzo di videocamere e programmi di video assemblee.

Queste richieste stanno aumentando anche per le assemblee in presenza.

I problemi che si pongono sono:

1. A quali condizioni e con quali autorizzazioni è possibile effettuare la videoregistrazione ?
2. Chi conserva i dati dei file audio e video ?
3. Chi può avere copia della videoregistrazione o comunque prenderne visione ?

Quando si affrontano problemi di videoregistrazione occorre tenere presente che si coinvolgono diritti spesso contrapposti e tutti meritevoli di tutela.

La prima precisazione da fare è che la videoregistrazione è possibile solo se tutti i partecipanti alla riunione, su espressa richiesta, diano il loro consenso. Il consenso unanime deve essere esplicito e di esso deve darsene atto nel verbale.

Su questo primo punto le indicazioni del Garante per la Privacy sono precise anche se il vademecum è stato realizzato prima dell’applicazione del Regolamento UE 679/2016, avvenuta in data 25 maggio 2018, circostanza di cui occorre tenere conto nella consultazione, ma che ai nostri fini non pone significative variazioni.

Il Garante precisa che <<l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti>>.

Il primo passo è quindi l’acquisizione del consenso unanime dei presenti che però deve essere preceduto da adeguata informativa. Non basta quindi chiedere il consenso, occorre che venga chiesto solo dopo aver precisato a cosa serve la videoregistrazione, dove viene conservato il file per impedire accessi non autorizzati, per quanto tempo viene conservato e con quali modalità è consentito l’accesso al file.

La questione nel caso del condominio si complica ulteriormente in quanto non tutti gli aventi diritto a partecipare alla assemblea sono legittimati a farlo per ogni punto all’ordine del giorno: il diritto di partecipazione dipende dal tema da trattare.

L’art. 67 disp. att. indica le varie tipologie di legittimati a partecipare, ma fa riferimento soltanto ad alcune ipotesi non prevedendo, ma dando per scontato, che tale diritto competa anche al conduttore che può esercitarlo comunque nei limiti di cui all’art. 9 legge 392/78.

Il diritto di partecipazione dell’usufruttuario è regolato dal comma 6 dell’art. 67 disp. att.: <<l’usufruttuario esercita il diritto di voto negli affari che attengono all’ordinaria amministrazione e al semplice godimento delle cose e dei servizi comuni>>. Quindi l’usufruttuario non ha diritto di partecipare alle decisioni di altra natura. Lo stesso vale per il nudo proprietario.

In caso di presenza di usufruttuari o conduttori sia la autorizzazioni alla videoregistrazione che il diritto alla estrazione/visione dei file compete unicamente ed esclusivamente ai soli aventi diritto a partecipare all’assemblea per gli specifici punti di pertinenza.

In caso quindi di richiesta di acquisizione/visione della video registrazione da parte di un soggetto legittimato a partecipare all’assemblea, l’amministratore dovrebbe estrapolare i dati che non lo riguardano.

Ciò comporta un onere non indifferente per l’amministratore di condominio ed è fonte di responsabilità per eventuale violazione della privacy.

Farebbe bene quindi l’amministratore ad evitare la videoregistrazione delle assemblee condominiali e in ogni caso a regolarle facendo individuare il soggetto e i costi necessari alla estrapolazione dei dati.

Se proprio si vuole video registrare è necessario individuarne la funzione come semplice supporto utile alla redazione del verbale da regolamentare limitandola alle fasi più importanti:

1. Fase preliminare. Costituzione dell’assemblea, appello, nomina segretario e presidente.
2. Fase deliberativa per ogni punto. Registrazione di eventuali sintetiche dichiarazione dei partecipanti, del testo della delibera ed esito delle votazioni.
3. Accettazione unanime che nessun partecipate avrà diritto a prendere visone della videoregistrazione, ma solo il presidente e il segretario per la sola fase di verbalizzazione e verifica del testo. Successivamente la videoregistrazione verrà cancellata.

Di fatto la videoregistrazione integrerebbe in modo più preciso gli appunti necessari a procedere alla verbalizzazione soprattutto se l’assemblea si è tenuta in video conferenza.

E’ assolutamente da chiarire che sulla modalità di verbalizzazione il n. 7 del comma 1 dell’art. 1130 c.c. è chiarissimo: << Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta>>. Bisogna inoltre chiarire che il verbale dell’assemblea non è la trascrizione stenografica e pedissequa della stessa. La sintesi e la chiarezza devono essere la caratteristica di ogni verbalizzazione. Le deliberazioni debbono essere chiare nei contenuti, se riguardano delle spese vanno indicate in modo preciso; se si conferiscono appalti vanno individuati tutti i contenuti dell’appalto e allegata copia del contratto o dell’offerta.

Tutto ciò suggerirebbe che la verbalizzazione e quindi la funzione di segretario venisse assunta dall’amministratore e non da chi non ha competenza specifica. Fare assumere le funzioni di segretario ad uno qualsiasi dei condomini presenti che normalmente non hanno dimestichezza con tale procedura causa spesso disastri giuridici, grammaticali, lessicali e sintattici con effetti imprevedibili.

Troppo spesso nelle vertenze giudiziarie si trovano allegati verbali incomprensibili e privi di elementi essenziali. La certezza delle decisioni evita liti costose e complesse.

I problemi ancora irrisolti

Alla videoregistrazione conseguono inoltre delle problematiche ancora più complesse che vanno risolte caso per caso e su cui manca una giurisprudenza o una regolamentazione univoca.

Può ad esempio un avvocato, o la parte stessa, chiedere ed ottenere copia della video registrazione al fine di iniziare una vertenza in merito alla validità dell’assemblea o a presunti reati avvenuti nel corso della stessa ?

La richiesta può essere finalizzata ad una preliminare valutazione di impugnativa sia in sede di mediazione obbligatoria procedurale o direttamente in via di azione giudiziaria o in sede di arbitrato o addirittura in via stragiudiziale?

Come è evidente l’amministratore si trova dinnanzi ad un bivio e qualsiasi decisione prenda non lo esime comunque da responsabilità. Queste preoccupazioni sono aggravate da norme poco chiare conseguenza di “bulimia” da produzione normativa e anche da una giurisprudenza non sempre coerente e lineare. Ci sono più sentenze discordanti sulle stesse fattispecie che stelle in cielo. Aggiungo che ormai anche in campo penale per ogni situazione si inventa un nuovo reato aggravando l’esercizio dell’azione e complicando l’interpretazione.

Vincenzo Vecchio

Presidente Nazionale Appc